Szafy na akta osobowe pomagają w utrzymaniu porządku w dokumentach i zapewniają ich bezpieczeństwo. Jakimi kryteriami warto kierować się przy wyborze szafy do biura? Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję dla Twojej firmy.

W tym artykule dowiesz się:

– Co wziąć pod uwagę, mierząc przestrzeń pod szafę
– Ile półek powinna zawierać szafa
– Jakie są podstawowe rodzaje zabezpieczeń
– Jakie są najlepsze szafy do małego biura

Na co zwrócić uwagę podczas zakupu szafy metalowej na dokumenty

1. Wymierz przestrzeń pod szafę

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego miejsca na szafę. Powinno być łatwo dostępne, a jednocześnie nienaruszające przestrzeni innych osób. Unikaj ustawiania szafy tuż za drzwiami, aby nie blokować przejścia i zapewnić swobodny ruch pracowników.

Przede wszystkim sprawdź wszystkie wymiary miejsca, w którym stanie szafa: wysokość, szerokość i głębokość. Pamiętaj, aby otwieranie i zamykanie szafy było wygodne.

2. Zastanów się, ile półek na dokumenty potrzebujesz

Każde biuro ma własne potrzeby, dlatego warto zastanowić się nad ilością półek. Wygodnym rozwiązaniem są szafy z regulowanymi, przestawnymi półkami. Dzięki temu łatwo zmienisz odstępy między półkami. To pozwala idealnie dopasować je do wielkości segregatorów, teczek czy pudeł. Ułatwia to organizację i zapewnia porządek w dokumentach biurowych. Producenci zwykle określają liczbę segregatorów, które pomieści szafa, co jest bardzo przydatne dla kupujących.

Warto też przemyśleć przyszłe potrzeby. Czy liczba dokumentów będzie się zwiększać? Pamiętaj, że zawsze warto mieć trochę więcej miejsca do przechowywania niż za mało.

3. Wybierz rodzaj zabezpieczeń

Ochrona wrażliwych informacji to priorytet w każdej firmie. Zabezpieczenia w szafie gwarantują, że niepowołane osoby nie dostaną się do poufnych akt. Standardowym zabezpieczeń szaf metalowych są zamki kluczowe. Na rynku są też szafy z zamkami elektronicznymi (otwierane szyfrem), z sejfem, a nawet z zabezpieczeniami biometrycznymi.

Z kolei specjalne konstrukcje szafy są zabezpieczeniem przed różnego rodzaju zagrożeniami. Na przykład szafy ognioodporne chronią dokumenty i wartościowe przedmioty przed zniszczeniem w razie pożaru. Takie szafy są oczywiście odpowiednio droższe.

4. Sprawdź certyfikaty i atesty

Profesjonalne meble do przechowywania dokumentów spełniają odpowiednie wymogi, podobnie jak szafki pracownicze BHP. Potwierdzeniem wysokiej jakości jest na przykład atest PZH, certyfikat ISO czy znak RODO.

 

Małe biuro? Wybierz szafki na akta

W mniejszych biurach przestrzeń jest na wagę złota. Dlatego warto zastanowić się nad wyborem szafki, zamiast dużej szafy. Mniejsze modele szaf idealnie pasują do ciasnych przestrzeni. Można je ustawić w rogu pomieszczenia czy pod skośnym sufitem, co pozwala zaoszczędzić miejsce.

Niskie szafy z szufladami to także doskonałe rozwiązanie dla osób, które cenią sobie porządek i łatwy dostęp do dokumentów. Taką szafkę można umieścić koło biurka, a każdą szufladę można przeznaczyć na inny rodzaj dokumentacji. Przykładowy podział może uwzględniać umowy pracowników, faktury i korespondencję firmową.

Mniejsze szafki można też wykorzystać do przechowywania ważnych przedmiotów, na przykład identyfikatorów czy kluczy.

Sprawdź szafy metalowe do biur polskiego producenta: https://wyposazamysklepy.pl/szafy-metalowe

Chcesz poznać więcej porad dotyczących zakupu szaf? Zajrzyj tutaj:
https://regaly-do-sklepu.pl/meble-na-zamowienie/szafy-na-dokumenty-do-biura/